在項目管理的流程中，每個階段都有自己的起止范圍，有本階段的輸入文件和本階段要產(chǎn)生的輸出文件。同時，每個階段都有本階段的控制關(guān)口，即本階段完成時將產(chǎn)生的重要文件也是進(jìn)入下一階段的重要輸入文件。每個階段完成時一定要通過本階段的控制關(guān)口，才能進(jìn)入下一階段的工作。項目經(jīng)理應(yīng)該安排流程所有者完成新流程文件的編寫?？傮w的原則是讓流程的所有者編寫。項目組千萬不可以“越俎代庖”，除非項目組成員同時又是流程所有者。
一、編制相關(guān)制度文件
項目經(jīng)理應(yīng)該安排流程所有者完成新流程文件的編寫。總體的原則是讓流程的所有者編寫。項目組千萬不可以“越俎代庖”，除非項目組成員同時又是流程所有者。因為考慮到新流程上線后可能還存在一些問題需要進(jìn)一步完善制度，所以此時制度文件無須發(fā)布。
? 培訓(xùn)宣貫
編制培訓(xùn)計劃并實施。讓操作者了解操作的變化固然重要，了解變化的原則更重要。只有他們了解為何做此轉(zhuǎn)變以及轉(zhuǎn)變的原則的時候，他們執(zhí)行才會真正到位。
? 培訓(xùn)教師
如果涉及到IT開發(fā)，一般會有兩個老師:業(yè)務(wù)方及IT開發(fā)方。
? 培訓(xùn)對象
一般我們強(qiáng)烈要求針對每一個崗位都做專門培訓(xùn)。這對于新流程的落地很重要。
? 培訓(xùn)時間
要充分考慮培訓(xùn)對象的工作安排。有些崗位可能上午比較繁忙，而有些崗位則下午比較繁忙。
? 培訓(xùn)教材
一般培訓(xùn)教材包括制度和操作手冊兩部分。不過，有些大型項目會專門設(shè)計PPT培訓(xùn)教程，有時候甚至針對不同崗位開發(fā)不同教程。
? 培訓(xùn)方式
最常見的集中培訓(xùn)方式：Email、電話會議、現(xiàn)場培訓(xùn)。
針對優(yōu)化前后變化不大的崗位，或者說已經(jīng)由系統(tǒng)可以控制的崗位，可以考慮采取Email的方式。如果跨很多異地分公司的話，可以考慮采用電話會議的方式。如果項目重要度比較高、變化比較大，經(jīng)常會采用現(xiàn)場的方式。事實上，有很多項目會同時采取2種以上的培訓(xùn)方式。
? 培訓(xùn)批次
有時候可能采取所有崗位一起培訓(xùn)的方式，而有時候可能需要分不同的崗位單獨培訓(xùn)。
? 培訓(xùn)效果評估
培訓(xùn)的時候，學(xué)員經(jīng)常表示沒有問題。其實，往往使他們還沒想到問題，或者說想拖延到正式上線再考慮。所以，在培訓(xùn)的時候就需要驗證學(xué)員對新流程的掌握情況。一般可以采取讓學(xué)員復(fù)述的方式驗證。特別重要的優(yōu)化項目甚至?xí)钥季淼姆绞竭M(jìn)行。
二、新流程上線
一般新流程的上線，需要召開上線啟動會，就上線的相關(guān)事宜進(jìn)行部署。比如：上線的時間、上線的范圍、上線的策略、風(fēng)險控制等關(guān)鍵問題。
然后，項目組要給所有相關(guān)人員，包括管理則和實操著發(fā)出上線通知。因為很多人是第一次了解這個項目，所以上線通知一般應(yīng)該包括下面這些信息：
項目背景
? 流程重要的變更點：簡略提煉一下重要優(yōu)化點。
? 涉及崗位職責(zé)或操作變更：根據(jù)崗位分別詳細(xì)列舉職責(zé)及操作變更點。
? 上線時間
? 上線范圍及策略：先試點還是直接全面鋪開，一般優(yōu)化比較大、覆蓋面比較廣、風(fēng)險較大的項目都采取試點的方式，比如讓一個分公司先上。
? 附帶新流程文件及操作手冊
? 問題的接口人：分為業(yè)務(wù)接口人(又分不同崗位代表，一般是項目組成員)和系統(tǒng)接口人及異常情況處理接口人。
很多人都認(rèn)為，一旦新流程上線項目組的工作就結(jié)束啦。這絕對是一個非常大的錯誤，雖然我們再早也曾經(jīng)犯同樣的錯誤。之前無論是《流程優(yōu)化方案》或是《IT解決方