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如何降低項目管理的不確定性?

2015/10/9 11:44:27 |  2028次閱讀 |  來源:網(wǎng)友轉載   【已有0條評論】發(fā)表評論

對中國企業(yè)而言,從粗放的經(jīng)營模式轉向精細化經(jīng)營,必須從各個方面著手,除了大家極為關注的“精益制造”,在項目的立項、推進過程中,實現(xiàn)高效率,同樣能降本增效。

  準確估算也是一項技能,可以在實踐中得到提高。特別是在對項目成本進行估算時,經(jīng)理們應當充分考慮他們的項目所需的資源,每一項資源的估算成本,以及非人工成本和外包成本。這些應該能讓他們對項目的預期成本有一個總體構想。有些人聽到估算就頭疼。我曾經(jīng)聽到一些聰明且經(jīng)驗豐富的項目經(jīng)理斷言,要估算他們項目的工作量是“不可能的”。我認為這些人不懂得估算。我認為這些人可能混淆了估算(對不確定事件進行合情合理的評估)與超感官知覺(對不確定事件進行準確預測)。或者在某些情況下,他們可能不做估算就準備預算或報價。

  我知道準確估算是有可能的。我自己就做到過(我的一個項目曾被估算需要1300工時,結果用了1302工時完成),我也教過數(shù)千人怎樣做?;叵胍幌驴死硕桑喝魏翁^先進的技術都會被誤認為魔術。準確估算也是一項技能,可以在實踐中學習提高,直至外行看起來像魔術的程度。

  說起來好像多余,進行估算的第一件事就是知道你要估算什么?,F(xiàn)在,讓我們假設有人要求你估算粉刷你的臥室需要多少工作量(占用你多少時間)。雖然這是一件很小的工作,但它仍有相當多的不確定性:

  ·你是否需要粉刷天花板和木器還是只有墻壁?

  ·有沒有需要粉刷的窗戶?這些窗戶有窗框嗎?

  ·房間里有家具嗎?能移動嗎?如果能移動,把它移回來是否算在“粉刷房間”之內(nèi)?

  ·選擇顏色是否包括在工作之內(nèi)?還有去商店購買涂料呢?

  ·需要刷多少遍?需要做什么特殊效果(例如大理石紋)嗎?

  ·有沒有人幫你做?還是你要一個人做完?

  如果你不知道這些問題的答案,你有多個選擇。你可以完全拒絕去做估算;你可以做一個預留大量不確定性的估算;你可以對上述問題假設一些答案并根據(jù)這些假設做估算;你還可以在做估算之前取得上述問題的答案以減少不確定性。這些方法中每一個都是可以接受的,只要相關人員知道你使用哪個方法就行!

  大多數(shù)時間,你會將幾種方法結合使用。你會做一些合理假設(并且你一定會把你的假設記錄下來!)。你會問一些問題。然后你就運用自己的最佳判斷。

  你可以用區(qū)間估算改進你的最佳判斷。區(qū)間估算是怎樣的?在它的最簡單形式中,你對于你認為可能需要的工作量估算一個低值和一個高值。例如,在粉刷你臥室這一案例中,而且假設只粉刷墻壁,你可能估算2到3小時。

  區(qū)間估算背后的基本概念是你不需要知道所需工作量的精確值。你需要知道的是它不會比你的進度表多出一整天。你需要知道的是它不是一件能在幾分鐘做完小事。只要實際結果落在估算值的2到3小時左右,你的估算就相當不錯了。

即使實際結果超出了這個范圍,你的估算也是很好的,因為就當時你能掌握的情況來說這已是你能做出的最佳估算了。另外,你可以從這次偏差(實際結果超出預測范圍)學到東西并改進你以后的估算。

  使用區(qū)間估算大大減少了估算過程的痛苦。如果你習慣于單點估算(見下文),要在2小時和3小時之間選擇會非常困難。甚至做出一個2.5小時的估算都會困難,因為你知道實際會多于或少于那個數(shù)量。使用區(qū)間估算讓你能在不確定性之下進行操作。

  單點估算是魔鬼的作坊;它們就是魔鬼!在任何情況下都不要向任何人提供一個單點估算。如果你的老板堅持要單點估算,那他或她很可能是想要一個預算,而非估算。給他們一個預算也沒問題,但你真的應當讓他們也知道你的估算

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