，在項目的需求過程中都需要作真實、準(zhǔn)確的記載。一是為了提高
技術(shù)溝通的準(zhǔn)確性，減少沖突。二是方便項目新成員學(xué)習(xí)及日后的維護;3、文檔的共享與學(xué)習(xí)。文檔存在的目的之一在于在團隊中快速共享技術(shù)經(jīng)驗，避免成員間的重復(fù)溝通、反復(fù)溝通，增加溝通成本。如一些項目帶有一定的研發(fā)性質(zhì)，有大量的新知識需要學(xué)習(xí)，那么可以安排一些技術(shù)較好的項目組成員預(yù)先進(jìn)行了較深入的研究，然后在成員之間進(jìn)行了深入的溝通和交流，較快地掌握技術(shù)的核心。然后他們把掌握到的知識要求編制成規(guī)范統(tǒng)一的技術(shù)文檔，通過文檔的共享，加上一定的培訓(xùn)，所有成員都能很快掌握這些技能，避免了重復(fù)溝通和“知識專有”，加速知識和經(jīng)驗在團隊中的傳播。
三、早溝通、主動溝通，把握溝通原則
項目實施中最怕溝通得晚，問題暴露得遲。我們通常會由于在最后時刻才得知壞消息而感到憤怒和沮喪，因為這樣已經(jīng)來不及適應(yīng)變化了的情況。比如客戶提出的一些需求，我們的項目組實現(xiàn)起來非常困難，或者目前階段難以解決，但項目經(jīng)理只是一昧地承諾，將實情隱瞞下來，并未想辦法解決，這樣到項目的后期客戶還是發(fā)現(xiàn)有較多的承諾未能兌現(xiàn)時，將非常的不瞞。導(dǎo)致項目的試運行或驗收都會遇到較大的阻礙。
盡早溝通、主動溝通說到底是對溝通的一種態(tài)度，對于異于尋常的問題，特別是責(zé)任不在于已或責(zé)任真空的問題，不能夠例行性提交反映就算了，由于角色不同，對同樣問題各人理解不同，特別是決策層，對技術(shù)性問題可能敏感度和理解度都不夠，如不進(jìn)行主動和進(jìn)一步的溝通，問題很可能就擺在一邊，如果等到事態(tài)嚴(yán)重了再翻出這個問題，也許解決問題最好時機就過去了。溝通中積極、主動的態(tài)度，實踐證明是非常重要的。
為了提高提高溝通的效率和效果，也需要把握如下一些基本原則。
1)溝通內(nèi)外有別。即要求團隊作為一個整體對外意見要一致，一個團隊要用一種聲音說話。
2)非正式的溝通有助于關(guān)系的融洽。比如在需求獲取階段，采用非正式溝通的方式，可以與客戶拉近距離，反而能獲得更多的信息。
3)采用對方能接受的溝通風(fēng)格。注意肢體語言、語態(tài)給對方的感覺。始終向客戶傳遞一種合作和雙贏的態(tài)度。不論在何種情況下，都要避免與客戶產(chǎn)生言語上的沖突。
4)溝通的升級原則。當(dāng)溝通上出現(xiàn)困難時，可以采用溝通升級原則，即第一步，和對方溝通;第二步，和對方的上級溝通;第三步，和自己的上級溝通;第四步，自己的上級和對方的上級溝通。
5)掃除溝通的障礙。職責(zé)定義不清、目標(biāo)不明確、文檔制度不健全、過多使用行話等都是溝通的障礙。在平常的項目進(jìn)行過程中，必須盡量避免出現(xiàn)這樣的情況，逐步清除一些不良的溝通習(xí)慣。
目前各IT公司在經(jīng)歷了各種項目失敗的教訓(xùn)后，逐漸認(rèn)識到，沒有好的溝通管理，公司的運作會存在巨大的隱患。溝通管理已經(jīng)不僅是各企業(yè)的主觀要求，也是行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和客戶理所應(yīng)當(dāng)?shù)囊蟆１疚闹刑岢龅倪@些溝通建議，是希望能夠起到拋磚引玉的效果，希望各位同仁可以提出更多更好的方法來改善我們的勾通效果，進(jìn)一步提高公司的客戶滿意度，最終與客戶建立長期良好的合作關(guān)系，實現(xiàn)雙贏。