IT工作者在軟件開發(fā)或系統(tǒng)實施過程中都面臨著極大的挑戰(zhàn)！不論是自行開發(fā)或是外包進行，不論是在一地開發(fā)或者是跨國合作，都會衍生許多復(fù)雜的管理議題。因此如何利用電子化工具更好地進行有效的IT項目管理，早已成為IT人員在提高程序開發(fā)能力之外最重要的技能！
　　
內(nèi)容——IT項目管理的基礎(chǔ)
　　
在企業(yè)IT項目執(zhí)行的生命周期（IT Project Execution Lifecycle）中，都要經(jīng)歷分析、設(shè)計、建置、測試、導(dǎo)入的五大階段。而每個階段在不同項目成員的通力合作與層層把關(guān)下，都會產(chǎn)生相應(yīng)成果，如文件、程序代碼、實施報告等。

舉例來說，當(dāng)程序設(shè)計人員完成了一個簡單的網(wǎng)絡(luò)程序，必須經(jīng)過其他項目人員或主管的確認(rèn)與許可后，才能上線讓使用者測試，而當(dāng)使用者測試無誤后，才能夠發(fā)布到網(wǎng)站上提供給所有經(jīng)授權(quán)的使用對象。

在這個過程中，由于人工操作會造成延誤、遺漏、反復(fù)、責(zé)任不清等情況，從而導(dǎo)致效率低下。特別是在發(fā)生需要修改的時候，更可能造成由于版本錯誤導(dǎo)致的資源浪費。因此，企業(yè)需要透過一個電子化的工具，建立一套標(biāo)準(zhǔn)化的流程，使得工作更加效率化。如此一來，不但可以避免以上問題發(fā)生，各項目的負(fù)責(zé)人也能夠確切掌握文件或程序的審核狀態(tài)，群策群力地促進項目進展。
　　
內(nèi)容密集型IT項目的強力支持
　　
對于會產(chǎn)生大量內(nèi)容的企業(yè)內(nèi)部軟件開發(fā)或系統(tǒng)實施項目，絕大部分企業(yè)還未采用相應(yīng)的協(xié)同式文件管理工具。很多企業(yè)內(nèi)部的IT項目仍基于以往的信息系統(tǒng)與知識基礎(chǔ)，而這種傳統(tǒng)的工作及管理方式，必然會造成經(jīng)驗無法分享、資源不能重復(fù)使用、項目成員溝通不善等情況，最終造成項目進展緩慢。

協(xié)同式文件管理系統(tǒng)可以獲得所有文件管理的核心功能，例如開發(fā)、加載/取出、檢閱、傳送、核準(zhǔn)與保存，甚至還要能夠提供版本控制、檢索及搜尋、安全監(jiān)控、狀態(tài)變更與新文件通告等重要的功能。

導(dǎo)入?yún)f(xié)同式文件管理系統(tǒng)可以對內(nèi)容密集型IT項目提供有力保障。首先可以建立企業(yè)協(xié)同作業(yè)和文件管理的機制；其次，能夠在產(chǎn)生會議記錄及財務(wù)文件等敏感信息時，提供有效的法令保障。而通過核心業(yè)務(wù)流程自動化的實現(xiàn)，達到精簡有效的目的。此外，還能增進企業(yè)與供應(yīng)鏈上下游合作伙伴之間更緊密協(xié)作；讓團隊能夠更快速有效地制定策略、解決問題、執(zhí)行任務(wù)，達到更好的成果！
　　
花旗銀行成功案例
　　
花旗銀行平均每個月都有十余個IT項目，每個項目中大約都需要產(chǎn)生、簽署約20至25份文件，并由許多企業(yè)內(nèi)、外部的團隊共同參與。在日常執(zhí)行與管理上，遇到許多挑戰(zhàn)。首先，沒有建立項目文件的管理系統(tǒng)，增加了資料尋找與再利用的難度和成本，也導(dǎo)致了許多有價值文件的丟失。其次，許多項目文件都是紙本形式，又需要跨部門簽署，往往造成了時間的浪費。此外，缺乏統(tǒng)一流程、標(biāo)準(zhǔn)與審核方法，從而導(dǎo)致項目執(zhí)行效率低下。最終花旗銀行決定導(dǎo)入Interwoven提供的解決方案。

系統(tǒng)上線啟用后，花旗銀行建立了一個虛擬的工作空間，項目相關(guān)人員能夠集中地存放所有項目文件、模版、郵件、參考文件等，所有項目完整歷程中的內(nèi)容都能夠被系統(tǒng)地有效分類與儲存，查找便利，也使得之后的項目文件產(chǎn)生變得更加簡單而快速。通過實施有效的文件管理，花旗銀行大幅提高了生產(chǎn)力，平均每個項目成員每個月可以節(jié)約5個工作小時，由此每年成本減少了約近500萬的支出。并且大大減少用于協(xié)調(diào)溝通的時間耗費，縮短了項目開發(fā)周期，從而有效地提升了企業(yè)生產(chǎn)力！

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