項(xiàng)目干系人主要可分為以下幾類:
1.業(yè)主(Owner):創(chuàng)造了對該項(xiàng)目的需要的人
2.項(xiàng)目發(fā)起人(Sponsor):執(zhí)行組織內(nèi)部的個人或團(tuán)體,他們以現(xiàn)金和實(shí)物的形式為項(xiàng)目提供資金資源‧項(xiàng)目發(fā)起人通常制定項(xiàng)目章程(Project Charter), 由此發(fā)起項(xiàng)目‧發(fā)起人可能是一個內(nèi)部客戶,也可能是外部機(jī)構(gòu)
3.項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目成員、執(zhí)行組織、高級管理層、功能部門經(jīng)理、工會
4.顧客:使用項(xiàng)目產(chǎn)品的個人或組織
5.承包商(Contractors)、供貨商(Suppliers)和賣主(Vendors)
6.項(xiàng)目成員的家人或朋友
7.其它(通常是外部的)--- 例如管理部門、媒體、游說活動團(tuán)體、特殊利益團(tuán)體(SIG)
現(xiàn)在依項(xiàng)目的五個管理過程和項(xiàng)目成員類別的對應(yīng), 我們整理一張表(附表二)做為參考: (項(xiàng)目過程:各過程中應(yīng)參與的項(xiàng)目成員及類別)
1.啟動過程:業(yè)主(Owner), 項(xiàng)目發(fā)起人, 主辦者
2.計(jì)劃編制過程:項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目委員會成員、執(zhí)行組織(需求單位負(fù)責(zé)人或指派之代表、項(xiàng)目規(guī)劃團(tuán)隊(duì))、高級管理層、功能部門經(jīng)理, 必要的內(nèi)部顧問團(tuán)隊(duì)或外部解決方案供貨商
3.實(shí)施, 執(zhí)行過程:項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目委員會成員、執(zhí)行組織(需求單位負(fù)責(zé)人或指派之代表、項(xiàng)目規(guī)劃團(tuán)隊(duì), 設(shè)計(jì)、開發(fā)、施工、測試、質(zhì)量保證‥等單位成員)、高級管理層、功能部門經(jīng)理, 必要的內(nèi)部顧問團(tuán)隊(duì)或外部解決方案供貨商
4.控制過程:項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目委員會成員、需求單位指派之代表、項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)指派之代表,質(zhì)量控制單位代表, 成本控制單位代表
5.收尾過程:項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目發(fā)起人或主辦者、項(xiàng)目委員會成員、需求單位負(fù)責(zé)人或指派之收尾代表、文檔建置及歸檔管理人員
五、找對項(xiàng)目干系人是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵要素
從項(xiàng)目的檢視角度而言, 必須由上而下(Top-Down)才能綜攬全局, 不致掛一漏萬; 對項(xiàng)目的執(zhí)行面而言, 則必須由下而上(Bottom-Up), 依五大管理過程及九大知識領(lǐng)域結(jié)構(gòu)性的思惟模式, 確保按部就班開展工作, 避免眼高手低, 無法落實(shí)而流為空談。
事實(shí)上在找對項(xiàng)目干系人之前, 項(xiàng)目經(jīng)理先得確認(rèn)項(xiàng)目的發(fā)起人或主要贊助人(Sponsor), 接著將項(xiàng)目范圍厘清, 試著去找出與項(xiàng)目有關(guān)的所有職能或功能單位, 知道了在哪里可以找到項(xiàng)目干系人, 才能從項(xiàng)目的檢視角度及執(zhí)行角度去找對項(xiàng)目干系人。
項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目的不同過程中找對項(xiàng)目干系人這一段即是本文要強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)。例如在項(xiàng)目需求初期, 找到能正確提供項(xiàng)目的目標(biāo)或明確的項(xiàng)目需求規(guī)格的人, 就可以避免走彎路, 確保項(xiàng)目朝向正確的方向進(jìn)展, 可節(jié)省非常大的成本和時間; 相反的, 因?yàn)槌跗跊]有找到對的「項(xiàng)目干系人」, 很可能造成方向錯誤、目標(biāo)模糊、時間延誤, 到了項(xiàng)目的中、后期才來修正調(diào)整, 此時項(xiàng)目修正的代價(jià)(時間、人力、金錢等成本)相對較高, 項(xiàng)目的時程可能會延誤, 而對項(xiàng)目人員士氣影響的無形成本更難以估計(jì)。
在項(xiàng)目組織中, 愈高階的項(xiàng)目干系人對全案的影響愈大, 甚至可定奪項(xiàng)目的存續(xù)與否; 而每一個功能或業(yè)務(wù)面核心關(guān)鍵的項(xiàng)目干系人則對項(xiàng)目成敗及執(zhí)行時程起著關(guān)鍵的作用。
一開始找對項(xiàng)目干系人代表著你有一個好的開始, 而在項(xiàng)目展開后的每一個階段找對項(xiàng)目干系人, 不僅可確保項(xiàng)目正確展開、正確執(zhí)行, 也代表著項(xiàng)目經(jīng)理人對整個項(xiàng)目范疇、項(xiàng)目計(jì)劃及組織掌握精準(zhǔn), 確實(shí)及專業(yè)經(jīng)驗(yàn)豐富。
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