項目管理學科作為二十世紀發(fā)展最快的學科之一，已經(jīng)為越來越多的人士所了解，其中項目管理中的溝通與變革管理是關系到項目成敗的關鍵因素之一。對項目經(jīng)理來說，溝通管理是項目管理的重要概念。因為項目經(jīng)理大部分時間都花費在溝通上, 所以項目經(jīng)理熟練掌握溝通技術是很重要的，因為良好的溝通能力是度量項目成功的一種重要指標。
在日常生活工作中溝通同樣十分重要，溝通不僅是心與心的交流，還是語言與行為的交流，下面簡單說說在日常工作中溝通需要注意的一些問題。
溝通，其實往簡單了說，就是“聽他人講話”和“說出自己的話”，按美國PMI的觀點就是發(fā)出信息-接受信息-反饋。“說出你想說的，聽別人想說的?！边@一點在溝通中極其重要。如果很枯燥地說教，令人也很心煩，好像是有的老師在教室中毫無語調(diào)地讀書，下面學生卻昏昏欲睡。
首先說“聽他人講話”，一般來說，要聽懂別人講話這一點很難。雖然原則上說，聽和說一樣困難，但是現(xiàn)在聰明人太多了，以至于大家都能言善辯，但是，是否能夠聽懂別人所說的，就不好說了。在溝通方面，我們經(jīng)常犯這樣的錯誤，包括：斷章取義、沒有集中注意力、帶著反駁的觀點來看待對方的意見等。
我們會經(jīng)常斷章取義，有意無意地把別人講話的其中某一段話理解成為全部的意思。然后，在長篇大論中，抓住一些說得不恰當?shù)脑挼?，從這個話題開始猛攻，使對手離開他已經(jīng)取得的優(yōu)勢領域；或者從他的弱點開始出發(fā)，常用的是，我們一般用引號去引用對方一小段話，如果對方的廢話很多，引用以前他所寫的廢話，很多沒有耐性的人也不會看，于是，他的話就成了證據(jù)確鑿的罪證，接著就產(chǎn)生了溝通障礙。因此，我們聽別人講話時，要注意是否我們顧及了上下文，而不是從中抽取一段出來，發(fā)揮和理解。
還有，我們很多人經(jīng)常帶著反駁的觀點來看待對方的意見。一旦開始爭吵，就想必須贏，雖然大家口口聲聲說著，自己為了討論問題，估計到最后，討論問題的心情沒有了。經(jīng)常使用的一個方式就是，帶著有色眼鏡看著對方講話，然后把他往他所支持的觀點相反方向一個勁地猛推，比如，某一個人支持在工作中贊成目標驅動的考核制度，于是大家攻擊他說：目標一切、只重視目標不重視過程、風險很大，再比如另外一個人贊成績效過程考核的方式，于是別人開始說他目標不明晰、管理者容易做老好人、容易導致面子工程等等。于是，大家認為講話者簡直就是胡扯，接著就產(chǎn)生了溝通障礙。但是，實際上，這是因為我們本身就是帶著反駁的觀點來聽別人如何說的。項目管理在很多時候，都是一種權衡的藝術，所以，如果你把別人推到如此極端的地步，那么你的觀點自然是主觀的。
但是用于現(xiàn)實生活中，這樣“聽他人講話”的觀點就要出問題。所以，在聽他人講話的時候，至少讓自己考慮一下，你是不是犯了主觀這個毛?。空f對方錯誤、抬高自己，把別人看成一個小丑或者一個孩子一樣，感覺自己很明智，用這種方式去聽，溝通基本上不會成功。還有一種現(xiàn)象是過于敏感，特別對于很多自我感覺非常良好的人來說，他會把任何建議和意見，看成對他個人全部的挑戰(zhàn)。如果在現(xiàn)實工作中，你也如此的敏感的話，會令別人覺得你很難相處。有的技術人員認為，任何對技術提出的意見都是對自己的攻擊，自己永遠是對的。如果是那樣的話，別人在工作中很難和你合作。
聽他人講話時，還有一種現(xiàn)象是不尊重人，很常見的一種無禮之舉是，沒有聽完別人的講話，就開始瘋狂批評。如果你想討論問題，最好還是等別人把話說完，這是一種對別人的尊重。不要根據(jù)只言片語，按照自己的理解，狠狠說一通，這是典型的無效溝通。我們不是為了把人整倒，來證明自己的勝利，我們是為了通過溝通解決問題。所以還是相互尊重一點，才能比較好溝通一些。
以上是“聽他人講話”時應注意的事項，下面該說說如何“說出自己的話”。
你在說話之前，首先要理清楚你的思路，不要東一句，西一句的，讓別人根本不知道你想說什么。這是一個思路的清晰程度的問題，同時也是溝通組成很重要的一點。至少會體現(xiàn)出一些高智商人員的素質，在溝通時你一定要維持一個清晰的思路，知道你要回答什么。其次，請整理清楚你的邏輯，舉出的實例要能夠證明你的論點，不要說得云山霧罩的，很讓人困惑。最簡單的邏輯整理方式是，提出你的觀點，然后用1、2、3、4列出你的論據(jù)，這樣大家比較容易溝通，不要一會一個例子，讓誰都不能分辨出前后例子之間存在什么邏輯關系。結果是讓聽者的理解能力跟不上你，說你的思維方式是跳躍式的。
你在說話時，如果不是萬不得已（比如需要盡快的制定一個決策過程，沒有時間再過多地討論問題時），要盡量少用一些攻擊性很強的話。攻擊性很強的話，基本上不能起到加強你觀點的作用。這種方式類似一些懷疑別人做事的動機，一般來說，是很不必要的。對方會由此變得更加難以說服，因為他會自覺地保護自己，這時候已經(jīng)不是就事情本身進行溝通了，而是變成兩人之間的矛盾事情了。一般來說，更難以解決問題。
最后你說話時要注意，說話準確一些。有一種人是說話不準確，什么都敢說，基本上是毫無根據(jù)的胡扯居多。所以，你要注意你的說話，說話時要保證你說的至少是你認為對的東西，不然就少點說，毫無根據(jù)的話很容易誤導別人的，讓接受信息的人產(chǎn)生錯誤的反饋，因此沒把握的話不講。以上是一些常規(guī)的溝通技巧，有些技巧還需要在生活中仔細體驗。
總之，我覺得生中的溝通就是見什么人說什么話，掌握好溝通技巧就會使我們在緊張的生活中心情順暢。


作者： 司馥聲（中國建筑東北設計研究院高級工程師、2004年獲美國項目管理協(xié)會PMI頒發(fā)的PMP證書）Si Fusheng
2007年7月30日星期一

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