實踐表明，設(shè)定項目里程碑對控制項目進(jìn)度是十分重要的。項目里程碑就是在項目過程中具有重要意義事件的開始或結(jié)束時點。
設(shè)定項目里程碑的原因
項目里程碑的設(shè)定與以下因素有關(guān)。
1客戶/合同的要求
客戶為了獲得對項目的信心或控制對項目的資金投入，一般會在商業(yè)合同中設(shè)定項目里程碑，以便盡早得到中間成果，或?qū)椖啃枨?、范圍、費(fèi)用等及時進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。
2項目特點和生命周期的要求
即便是對于同一個項目，如果采取了不同的生命周期劃分方式（或開發(fā)方式），里程碑的設(shè)置也是不一樣的。在不同生命周期階段，將由不同的相關(guān)方承擔(dān)責(zé)任。因此，我們需要根據(jù)生命周期的變化明確里程碑，明確項目相關(guān)方的責(zé)任界面?！ ?/span>
3激發(fā)團(tuán)隊成員士氣的需要
實施項目常常是一個艱苦的過程，其中會涉及很多煩瑣的勞動。在這種情況下，保持項目團(tuán)隊成員的士氣和工作效率是項目經(jīng)理必須解決的問題。里程碑能夠使項目團(tuán)隊成員不斷有成就感，也能夠使他們產(chǎn)生壓力，以保證項目如期進(jìn)行?！ ?/span>
4風(fēng)險管理的需要
項目充滿風(fēng)險，即使我們做了充分的應(yīng)對項目風(fēng)險的準(zhǔn)備，風(fēng)險依然像幽靈一樣縈繞著項目。我們不可能等到項目出了大問題才去評審它的狀態(tài)、總結(jié)它的教訓(xùn)，必須設(shè)置里程碑以不斷評審和修正項目方向。
企業(yè)高管同時會有多個項目需要管理，因此他們必須了解各個項目處于哪個里程碑階段。在召開企業(yè)項目例會時，兩個會議期間沒有里程碑的項目可以不用參加，以減少會議成本。只有在此階段或下個階段有里程碑的項目才值得高管們花費(fèi)時間。
編制項目進(jìn)度計劃是一個隨時間不斷優(yōu)化的過程。在制訂進(jìn)度計劃時，首先制訂主要的里程碑計劃，在此基礎(chǔ)上，制訂框架式網(wǎng)絡(luò)計劃，然后制訂第一個里程碑里的詳細(xì)計劃，依此類推。
設(shè)定項目里程碑的要點
1必須有交付成果
需要注意的是，項目里程碑必須有交付成果而不能只是一些活動或過程。對于里程碑狀態(tài)的評審，只能有兩個結(jié)局：一個是已完成目標(biāo)，一個是未完成目標(biāo)，而不能是“正在進(jìn)行”“按計劃進(jìn)行”等表示過程的描述。
2相關(guān)方共同參與
在設(shè)定項目里程碑時，需要具體執(zhí)行工作的項目團(tuán)隊成員和其他必要相關(guān)方的參加。
制定項目里程碑需要職能經(jīng)理的支持。得到職能經(jīng)理的認(rèn)可，可以保證項目在進(jìn)行中、在需要的時候得到充足的資源。當(dāng)職能經(jīng)理知道每一個具體的里程碑時，他們就可以在項目需要什么資源之前準(zhǔn)備好項目需要的資源。
3避免落入陷阱
雖然設(shè)立里程碑有很多優(yōu)勢，但里程碑中也存在種種陷阱。
第一，人們在項目的里程碑被設(shè)定以后，易于誤用目標(biāo)管理的方式，認(rèn)為“目標(biāo)管理是只問結(jié)果，不計過程”，從而忽視對項目過程的監(jiān)控，導(dǎo)致項目里程碑不能按期達(dá)到。大多知識型企業(yè)的從業(yè)人員屬于知識工作者，他們對授權(quán)的要求較強(qiáng)烈，這方面的誤區(qū)更易發(fā)生。
第二，對里程碑控制不嚴(yán)。因為大部分里程碑畢竟只是一些項目的中間結(jié)果，在項目過程中，人們易于放松對里程碑變更的控制，易于出現(xiàn)里程碑大多按期完成而項目難以按期完成的現(xiàn)象。項目活動彼此是有關(guān)聯(lián)的，一個里程碑的延遲會導(dǎo)致連鎖反應(yīng)，甚至可能導(dǎo)致項目進(jìn)度的失控。
第三，里程碑的設(shè)置只是由項目團(tuán)隊根據(jù)項目本身的特點而確定，卻忽視了與項目相關(guān)方的溝通并得到他們的承諾。
為避免落入項目里程碑陷阱，企業(yè)要特別強(qiáng)調(diào)客戶、供應(yīng)商等相關(guān)方對這些里程碑提供相應(yīng)的承諾，并通過建立各方簽字的責(zé)任矩陣將其鎖定。