驗(yàn)收是每個(gè)項(xiàng)目最重要的環(huán)節(jié)，也是每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理最關(guān)心和重視的活動(dòng)。驗(yàn)收順利通過不僅關(guān)系到項(xiàng)目目標(biāo)的最終達(dá)成，而且是項(xiàng)目回款、提升客戶及團(tuán)隊(duì)滿意度等活動(dòng)的關(guān)鍵條件。
俗話說，行百里者半九十。按照項(xiàng)目生命周期階段劃分，驗(yàn)收處于項(xiàng)目收尾階段，但是很多項(xiàng)目經(jīng)理都有這樣的體會(huì)：看似曙光就在眼前，實(shí)則刀光劍影，步步驚心！可見，驗(yàn)收順利通過不容易，項(xiàng)目經(jīng)理需要做好充分的準(zhǔn)備。
驗(yàn)收不通過的常見問題
驗(yàn)收環(huán)節(jié)常見的問題有：驗(yàn)收不能按時(shí)啟動(dòng)；對(duì)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生分歧；驗(yàn)收過程中出現(xiàn)變更；驗(yàn)收中出現(xiàn)不滿足標(biāo)準(zhǔn)的問題、缺陷等。只要有這樣的事件發(fā)生，就會(huì)嚴(yán)重影響驗(yàn)收的正常進(jìn)行，給項(xiàng)目的順利收尾造成威脅。
怎樣才能讓重要的驗(yàn)收盡可能躲開這些“陷阱”呢？項(xiàng)目經(jīng)理可以有哪些更主動(dòng)的作為呢？以下是確保驗(yàn)收順利通過的一些技巧，可供項(xiàng)目經(jīng)理參考。
驗(yàn)收順利通過需要主動(dòng)作為
驗(yàn)收需要盡早啟動(dòng)
項(xiàng)目驗(yàn)收什么時(shí)候開始最合適？很多項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)為項(xiàng)目成果已完成，項(xiàng)目臨近收尾，接下來就可以啟動(dòng)驗(yàn)收。而根據(jù)《項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南》的觀點(diǎn)，驗(yàn)收要盡早開始，甚至在項(xiàng)目剛剛啟動(dòng)的時(shí)候，就要開始著手準(zhǔn)備驗(yàn)收?？赡苡腥擞X得奇怪，項(xiàng)目還沒有充分開展，甚至連中間成果都還沒有，這個(gè)時(shí)候就要開始驗(yàn)收嗎？有什么可驗(yàn)的呢？
事實(shí)上，我們所說的“驗(yàn)收”，并不僅僅包括針對(duì)項(xiàng)目最終成果的技術(shù)性檢驗(yàn)，它作為項(xiàng)目生命周期的一個(gè)重要階段的活動(dòng)，也可以把他看作一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的、完整的“小項(xiàng)目”。驗(yàn)收作為一個(gè)小項(xiàng)目，就少不了啟動(dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾，在每個(gè)環(huán)節(jié)中，都有明確、具體的工作需要認(rèn)真完成。
驗(yàn)收剛剛啟動(dòng)，項(xiàng)目經(jīng)理就要確定明確的驗(yàn)收目標(biāo)：什么時(shí)間開始、什么時(shí)間必須完成，將這一目標(biāo)作為整體項(xiàng)目目標(biāo)的一部分，作為編制計(jì)劃、實(shí)施和管理項(xiàng)目工作的依據(jù)之一。
盡早識(shí)別出對(duì)驗(yàn)收有重大影響的重要相關(guān)方
這是驗(yàn)收要盡早開始的具體活動(dòng)之一。雖然驗(yàn)收是技術(shù)性的檢測(cè)，但其中一定少不了人的主觀因素的影響。哪些人的利益會(huì)因?yàn)轫?xiàng)目驗(yàn)收而得到滿足？哪些人的利益會(huì)因?yàn)轫?xiàng)目驗(yàn)收而受到損害？
以IT項(xiàng)目為例，如計(jì)劃部、建設(shè)部等部門，隨著項(xiàng)目的驗(yàn)收，自己對(duì)新系統(tǒng)建設(shè)的責(zé)任也隨之結(jié)束，而運(yùn)維部、技術(shù)部等部門，項(xiàng)目驗(yàn)收就意味著他們又將增加新的工作責(zé)任。因此，在驗(yàn)收中他們提出的問題最多、要求最嚴(yán)格，這其中的利益影響不言而喻。所以，盡早識(shí)別出對(duì)驗(yàn)收有直接利益關(guān)系和重大影響的重要相關(guān)方，并及時(shí)采取有效措施，對(duì)于確保項(xiàng)目驗(yàn)收順利通過將起到舉足輕重的作用。
出于各方利益考慮，有些項(xiàng)目即使已經(jīng)進(jìn)入正式驗(yàn)收，客戶依然有可能針對(duì)成果的功能、性能繼續(xù)提出新的要求，顯然這也會(huì)給正常的驗(yàn)收帶來阻礙。實(shí)際上，越是競(jìng)爭(zhēng)激烈的行業(yè)、領(lǐng)域，這種情況越是普遍。
被客戶牽著鼻子走確實(shí)很被動(dòng)，但在特定的環(huán)境下，又確實(shí)難以做到一切都循規(guī)蹈矩，就像有人總結(jié)的：客戶虐我千百遍，我待客戶如初戀！在面對(duì)強(qiáng)勢(shì)客戶的時(shí)候，更應(yīng)該協(xié)調(diào)多方面的資源、力量，共同投入驗(yàn)收中。必要時(shí)，研發(fā)部門、市場(chǎng)部門和相關(guān)高層領(lǐng)導(dǎo)，都應(yīng)該加入項(xiàng)目驗(yàn)收中來。
盡早制定項(xiàng)目驗(yàn)收規(guī)范
盡早制定驗(yàn)收規(guī)范，并得到確認(rèn)和批準(zhǔn)， 這是驗(yàn)收要盡早開始的具體活動(dòng)之二。既然驗(yàn)收是針對(duì)項(xiàng)目成果的技術(shù)性檢驗(yàn)，一定少不了具體的檢驗(yàn)測(cè)試規(guī)范。這個(gè)規(guī)范不一定是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)來確定，也不一定是客戶方確定。最常見的，可能是由雙方協(xié)商來確定。但如果項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)能盡早制定出項(xiàng)目的驗(yàn)收規(guī)范，將在最終確定標(biāo)準(zhǔn)的協(xié)商中爭(zhēng)取更主動(dòng)的地位。
驗(yàn)收規(guī)范必須要得到客