在人員的選擇和配備上，由于企業(yè)的項目經(jīng)理都是出身于技術(shù)人員，缺乏項目管理專業(yè)知識，因此我們引進(jìn)了具有一定經(jīng)驗(yàn)的項目管理專業(yè)人士，同時在企業(yè)內(nèi)部選擇具有項目經(jīng)驗(yàn)的人員。在內(nèi)部選擇時，我們重點(diǎn)關(guān)注候選人員的項目經(jīng)驗(yàn)、溝通能力、分析和解決問題的能力、學(xué)習(xí)能力。實(shí)踐證明在進(jìn)行企業(yè)現(xiàn)狀評估時，他們的這些特質(zhì)發(fā)揮了重大作用。我們安排項目管理專業(yè)人士直接對這類人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括了項目管理基礎(chǔ)知識、工具和方法使用技巧、溝通技巧、此階段工作流程等方面，在工作中兩類人員不斷的溝通和磨合，相互傳遞信息和知識，從而快速的建立了一支高效的團(tuán)隊。
1.4確定合適的此階段的工作流程
在企業(yè)現(xiàn)狀調(diào)查和評估中涉及的關(guān)鍵部門和人員很多，有大量的信息需要收集和整理，需要舉行多次定期和非定期的會議。為此，我們制定了信息收集、處理和發(fā)布流程，在流程中規(guī)定了如何進(jìn)行文檔的配置管理，包括統(tǒng)一的文檔書寫格式、統(tǒng)一的文檔目錄、文檔的存放和讀寫權(quán)限等，使文檔的書寫、保存和檢索非常清晰和方便;同時在流程中規(guī)定了如何舉行高效的會議，設(shè)立了兩個基本點(diǎn)：會前的準(zhǔn)備和會后的跟蹤，這兩點(diǎn)是最容易被忽視的，但它們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵。流程規(guī)定：會前的準(zhǔn)備須將會議目的、議程和時間安排、預(yù)先準(zhǔn)備和閱讀的資料等信息提前發(fā)給參會人員并得到反饋，會議進(jìn)行中須按照會議的議程和規(guī)范進(jìn)行會議并做好記錄，會后的跟蹤包括寫、發(fā)會議備忘錄，制定跟蹤計劃，安排下次匯報人選等工作。
在“啟動”階段結(jié)束時，我們的短期、長期計劃和目標(biāo)及其它成果，獲得了企業(yè)高層主管和關(guān)鍵干系人的認(rèn)可和支持，為企業(yè)級項目管理順利進(jìn)入“逐步推進(jìn)”階段打下了堅實(shí)的基礎(chǔ)。
第二階段：“逐步推進(jìn)”階段
2.1幫助項目成功
為了能夠獲得實(shí)際的成果同時避免面面俱到，我們將項目按照進(jìn)度延期、預(yù)算超支、項目組織渙散等條件進(jìn)行了排序，這些項目或多或少都由于不充分的計劃、不明確的目標(biāo)、資源沖突、溝通不良、人員士氣渙散、范圍蔓延、項目經(jīng)理項目管理能力缺乏等原因而造成項目失控。項目辦公室選擇了五個優(yōu)先級最高的失控項目來幫助它們成功，評估這些項目，提供解決方案，并為實(shí)施這些方案提供計劃、咨詢、指導(dǎo)和專業(yè)人員的實(shí)際支持，幫助進(jìn)行項目總結(jié)。幫助失控的項目成功的目的和意義在于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、防止犯同樣的錯誤、評估項目團(tuán)隊、為績效考核積累數(shù)據(jù)、對企業(yè)項目管理體系建設(shè)和項目文化起到了不可或缺的作用。雖然幫助失控的項目成功并不容易，但項目最終都在計劃內(nèi)完成并達(dá)到了質(zhì)量目標(biāo)，我們在失控項目上的務(wù)實(shí)精神和取得的實(shí)際效果，得到了普遍認(rèn)可。
好的開始是成功的一半，剛剛啟動的“新項目”是我們關(guān)注的重點(diǎn)，為新項目提供專業(yè)培訓(xùn)、指導(dǎo)和管理，可以提高項目的成功率，為企業(yè)級項目管理的推進(jìn)帶來價值。幫助項目經(jīng)理正確的啟動項目，培訓(xùn)項目管理基本知識、協(xié)助使用WBS(工作分解結(jié)構(gòu))和自下而上等工具和技術(shù)進(jìn)行項目工作的分解、資源的分配、成本的估算、里程碑的設(shè)置、風(fēng)險的識別和分析，最終建立項目計劃和基準(zhǔn)計劃。
在項目執(zhí)行中幫助控制項目，指定專人對項目進(jìn)行配置和質(zhì)量管理，將項目成員的工作任務(wù)完成情況和項目實(shí)際執(zhí)行情況真實(shí)全面的記錄到“項目大事記”中;通過比較項目基準(zhǔn)計劃、項目風(fēng)險的識別和檢查，對項目進(jìn)行評估;通過電子郵件、工作報告、項目公告等形式向各級關(guān)鍵人員發(fā)布“項目狀態(tài)報告”和“項目預(yù)警報告”，讓每一個關(guān)鍵的項目干系人都能了解項目的現(xiàn)狀和面臨的風(fēng)險;如果項目出現(xiàn)了偏差，幫助