進程告一段落后，再對這些原始的記錄進行整理，去除冗余信息，形成更為規(guī)范、易讀的制式文檔。
在信息管理當中有一個基本原則，就是要在產(chǎn)生信息的地方收集信息才是最有效的。將文檔的形成過程分成記錄和整理兩個階段，用各種最方便的形式首先進行記錄，這樣也是可以作為文檔滿足實際需要和各種質量體系的要求，以后再經(jīng)過整理形成可供后人查閱的文檔，不必非要在緊張的開發(fā)項目過程中進行文檔整理工作。
5、區(qū)分項目文檔與產(chǎn)品文檔
在文檔管理中，還經(jīng)常遇到項目文檔和產(chǎn)品文檔的問題。在軟件研發(fā)項目中，一個項目任務的完成，經(jīng)常需要多個軟件系統(tǒng)(產(chǎn)品)的共同配合，從而會形成項目與產(chǎn)品之間多對多的矩陣式管理關系，既要滿足項目管理的需要，又要滿足各系統(tǒng)的產(chǎn)品管理的需要。一般的經(jīng)驗是，將針對單個系統(tǒng)的軟件需求、設計、編碼、測試的文檔作為產(chǎn)品文檔，作為相應的軟件版本的配套文檔，反映軟件系統(tǒng)本身的變化過程，而將跨系統(tǒng)的業(yè)務需求、整體方案、聯(lián)調測試、聯(lián)合投產(chǎn)、項目管理等相關文檔作為項目文檔，作為與相應業(yè)務需求和項目的配套文檔。這方面可以具體參考之前的短文《軟件研發(fā)項目中業(yè)務需求與應用系統(tǒng)之間的矩陣化管理》。
6、經(jīng)得住事后審計
作為交付物的文檔，必須要能夠清晰記載各種事項的來龍去脈和因果關系，對于一些重要的決策要記錄其關鍵過程，也就是說，無論是從專業(yè)角度還是從管理角度，對于形成邏輯關系的關鍵內容都要形成文檔記錄，不僅便于后續(xù)環(huán)節(jié)的理解，更要能夠經(jīng)得起事后的審計。所以，對于一些比較重要的技術類和管理類文檔，從事后審計的角度來審視文檔內容，確實也是一個很好的視角。在很多單位當中，一份邏輯嚴謹、經(jīng)得起審計的文檔，越來越重要。